Administration
L’EFC, c’est dotée d’une secrétaire de direction ; ce qui n’était pas le cas depuis sa création L’EFC dispose services administratifs et techniques suivant :
- Accueil et scolarité, service intimement liée à celui de la scolarité centrale. Un matricule est délivré à toute personne inscrite. Pour les auditeurs venant de l’extérieur, ils sont tenus de s’adresser à la commission d’équivalence. Ce service délivre les attestations et les diplômes. Mais ces diplômes délivrés, sont ceux de l’UJLOG. Donc en la matière, ce service joue d’interface ;
- Accueil et information des auditeurs. Ce service est chargé communiquer les pièces à fournir et les procédures à suivre pour l’inscription ;
- Caisse. Une caissière, rattachée au service comptabilité et disposant des carnets de la comptabilité, se charge des entrée et sorties. Les sommes sont déposées sur le compte bancaire de l’UJLOG. Les petites dépenses sont effectuées directement par la caissière de l’EFC et les factures normalisées déposées à la comptabilité. Les dépenses importantes, sont réalisées après avis de la présidente de l’UJLOG ;
- Programmation des cours. Ce service se charge de la programmation des enseignants, par des fiches individuelles et des états de vacation ;
- Examen et Délibération. Ce service est chargé de recevoir les sujets d’examens, de gérer et programmer les examens. Il s’occupe des notes et des procès-verbaux de délibération ;
- Patrimoine et logistique. Il est chargé de la gestion et du suivi du matériel avant et pendant les séminaires. Il a la responsabilité de l’entretien du matériel. Il s’occupe du logement des enseignants venant de l’extérieur ;
- Marketing et Communication. Il a en charge la communication de L’EFC, des réseaux sociaux et la diffusion des procès-verbaux.
- Ce service travail en étroite collaboration avec le service informatique de l’UJLOG. Il a en charge l’archivage numérique de toutes les données de l’EFC. Il conçoit les logiciels de gestion.
- Suivi et Evaluation. Ce service a en charge le suivi et l’évaluation, notamment du Master II qui est assez complexe. L’EFC n’ayant pas la vocation de faire de la recherche des UFR, officie pour les travaux de recherche avec les UFR. Ainsi, à l’auditeur désireux de faire un master II, il lui est demandé certaines informations. L’existence d’un sujet qui sera logé par la suite dans une UFR, d’un directeur scientifique appartenant à une UFR. Les encadreurs peuvent venir d’une autre université. Mais pour l’année 2020, beaucoup d’encadreurs appartenaient à l’UJLOG ;
- Reprographie, chargé notamment des supports de cours et de l’archivage des documents. En effet, les volumes horaires impartis aux cours dispensés étaient inferieur a ceux de la formation initiale. C’est pourquoi, les cours magistraux sont remis aux auditeurs avant le début des séminaires. Ainsi, pendant le séminaire les auditeurs posent des questions sur parties de cours non comprises par eux. Cette façon de procéder permet de tenir dans les volumes horaires prévus pour les cours magistraux.
